Quelle est l’une des ressources les plus précieuses d’un entrepreneur, qui finit par nous en manquer et qu’on ne voit parfois pas passer ? Le temps bien sûr ⏱️ !

C’est pourtant l’une des richesses à optimiser pour améliorer vos performances, éviter le stress inutile et maximiser votre productivité. Pour vous aider, voici la méthode ALPES (ou ALPEN), développée par l’expert en gestion du temps allemand Lothar J. Seiwert. Cette méthode simple et efficace vous permettra de mieux organiser vos journées et de mieux prioriser vos tâches.

A – Activités

Comme pour toute méthode de gestion du temps, tout commence par la liste des tâches à accomplir. Notez-les toutes, sans exception, même les plus petites. Cela vous permettra d’avoir une vision claire de ce que vous avez à faire et d’éviter d’oublier des tâches importantes. Le secret d’une bonne liste de tâches réside dans sa clarté. Assurez-vous que vos tâches soient précises et actionnables. Par exemple, au lieu de simplement écrire « Marketing », précisez « Planifier la prochaine campagne email » ou « Rédiger le post pour les réseaux sociaux ». Cette précision vous aidera à mieux vous organiser et à éviter les pertes de temps dues aux tâches mal définies.

Astuce pratique : Utilisez des outils numériques comme Trello, Todoist ou Microsoft To Do pour organiser vos listes de tâches et les rendre accessibles partout.

L – Longueur

Une fois votre liste établie, estimez le temps nécessaire pour chaque tâche. Cela vous permettra de mieux vous organiser et de planifier vos journées de manière plus réaliste. Basé sur vos expériences passées, donnez une estimation réaliste : demi-journée, quelques heures, ou même quelques minutes. Cette étape est cruciale pour éviter de surcharger votre journée et vous retrouver frustré en fin de journée parce que vous n’avez pas tout accompli.

Conseil d’expert : Pour éviter de sous-estimer le temps nécessaire, appliquez la règle de la marge de sécurité. Multipliez vos estimations de temps par 1,5 pour tenir compte des imprévus et des pauses nécessaires. Par exemple, si vous pensez qu’une tâche prendra 1 heure, réservez 1h30 pour l’accomplir sereinement.

P – Plages horaires

Planifiez des plages horaires réservées aux imprévus. Dans votre agenda, n’oubliez pas de laisser de la place pour les urgences ou les interruptions, car elles surviendront inévitablement. Si aucun imprévu ne survient, utilisez ce temps pour avancer sur les tâches restantes. Cette flexibilité dans votre emploi du temps vous permet de ne pas être pris au dépourvu face à des urgences, tout en maintenant un flux de travail productif.

Astuce pratique : Bloquez également des créneaux spécifiques pour les tâches récurrentes, comme les emails ou les réunions, afin de ne pas empiéter sur les moments dédiés aux tâches prioritaires.

E – Égrappage (ou Échelonnage)

Une fois vos tâches listées et le temps estimé, placez-les dans votre agenda ou calendrier. La méthode ALPES recommande de combiner cette étape avec l’analyse ABC pour prioriser vos tâches en fonction de leur importance et de leur urgence :

A : Très important et urgent.
B : Important mais moins urgent.
C : Moins important.
Cela vous permet de structurer efficacement votre journée en commençant par les tâches les plus critiques. En traitant d’abord les tâches A, vous assurez de gérer les priorités, tandis que les tâches B et C peuvent être abordées lorsque les tâches A sont sous contrôle.

Conseil d’expert : En plus de la méthode ABC, appliquez la règle des 80/20 (loi de Pareto). 80 % de vos résultats proviennent de 20 % de vos efforts. Identifiez ces 20 % de tâches qui génèrent le plus de résultats pour focaliser votre énergie là où elle est vraiment nécessaire.

S – Surveillance

Cette dernière étape est souvent négligée, mais elle est pourtant essentielle pour affiner votre gestion du temps. Analysez vos résultats et comparez le temps que vous pensiez nécessaire à celui que vous avez réellement utilisé. Posez-vous ces questions clés :

Le temps estimé pour chaque tâche était-il réaliste ?
Quels imprévus ont perturbé ma planification ?
Quelle est la répartition du temps passé sur mes tâches A, B ou C ?
Cette auto-évaluation régulière vous permettra d’ajuster vos futures estimations et d’améliorer votre gestion du temps. En identifiant les points de blocage ou les mauvaises estimations, vous pourrez affiner votre emploi du temps et optimiser encore davantage votre productivité.

Astuce pratique : À la fin de chaque semaine, faites un récapitulatif de vos tâches accomplies et de celles qui restent à faire. Cela vous permet de réajuster vos priorités pour la semaine suivante.

🎁 Bonus : La not-to-do-list

Avez-vous déjà pensé à lister non seulement les tâches que vous devez faire, mais aussi celles que vous devez éviter ? C’est l’idée derrière la “not-to-do-list”. Souvent, nous nous laissons distraire par des tâches sans réelle valeur ajoutée qui grignotent notre temps. Par exemple, vérifier ses emails toutes les 10 minutes ou dire oui à chaque demande peut rapidement vous faire perdre du temps précieux.

Quelques idées pour votre not-to-do-list :

  • Ne pas passer trop de temps sur des tâches de faible priorité (catégorie C).
    Éviter les interruptions inutiles (fermer ses notifications pendant les périodes de travail intense).
    Ne pas dire “oui” à tout sans évaluer l’impact sur votre emploi du temps.
    En éliminant ou réduisant ces distractions et tâches non essentielles, vous libérez du temps pour ce qui compte vraiment : vos objectifs prioritaires et les actions qui font progresser votre entreprise.